Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

TECNIGRASAS, SUPLEMENTOS Y NUTRIENTES S.A.S. (en adelante la "Compañía" o el "Responsable") es una sociedad comercial constituida bajo las leyes de la República de Colombia, cuyo objeto social principal es la elaboración de alimentos preparados para animales. A continuación se detalla la información de contacto obligatoria para la atención de los Titulares:

Para garantizar la claridad del lenguaje y la correcta interpretación legal, se adoptan las siguientes definiciones con base en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015:

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. En el contexto de la Compañía, tienen esta calidad los clientes, proveedores, contratistas, empleados y postulantes en procesos de selección.
• Responsable del Tratamiento: Persona jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de la información — calidad que recae de manera exclusiva en Tecnigrasas S.A.S.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que, por cuenta del Responsable, realiza el Tratamiento de datos personales según las instrucciones operativas suministradas.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, microfilmación, transmisión, circulación o supresión.

Clasificación Legal de los Datos según su Naturaleza:

• Dato Público: Calificado como tal por la ley o la Constitución (ej. estado civil, profesión, calidad de comerciante).
• Dato Semiprivado: Dato sin naturaleza íntima ni pública, de interés para el Titular y ciertos sectores (ej. datos financieros o crediticios de proveedores).
• Dato Privado: Información íntima o reservada, relevante solo para el Titular (ej. correos personales, hábitos de consumo).
• Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (ej. convicciones religiosas, datos de salud, vida sexual u orientación política).

La presente Política se aplica de forma obligatoria a todos los tratamientos de datos personales realizados en el territorio de la República de Colombia, o cuando a la Compañía le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de contratos o mandatos internacionales.

La condición de Titular se adquiere de conformidad con los siguientes criterios de vinculación con Tecnigrasas S.A.S.:

• Clientes: Personas naturales o jurídicas que adquieren productos de nutrición animal fabricados por la Compañía, o que solicitan cotizaciones y asesoría comercial.
• Proveedores y Contratistas: Personas naturales o jurídicas que suministran materias primas, insumos logísticos, servicios profesionales o soporte técnico operativo.
• Talento Humano: Trabajadores vinculados mediante contrato laboral (activo o terminado), núcleo familiar del empleado reportado para seguridad social, y aspirantes que remiten su hoja de vida.

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, la Compañía garantizará la aplicación de los siguientes principios:

• Legalidad: El Tratamiento se sujeta estrictamente a lo establecido en la ley y en los decretos reglamentarios vigentes.
• Finalidad: El tratamiento responde a un propósito legítimo e institucional, informado de forma clara y oportuna al Titular en la autorización previa.
• Libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Se prohíbe la obtención o divulgación de información sin autorización previa, salvo mandato judicial o legal expreso.
• Veracidad o Calidad: La información tratada debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Queda prohibido el tratamiento de datos parciales o que induzcan a error.
• Transparencia: Se garantizará el derecho del Titular a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan, en cualquier momento y sin restricciones.
• Acceso y Circulación Restringida: El acceso estará restringido exclusivamente a las personas autorizadas por el Titular o por la ley.
• Seguridad: La información se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida o acceso fraudulento.
• Confidencialidad: Todas las personas de la Compañía que intervengan en el Tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información, aun después de finalizada su relación laboral o contractual.

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene los siguientes derechos irrenunciables ante Tecnigrasas S.A.S.:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a información parcial, inexacta, incompleta o que induzca a error.
• Solicitar prueba formal de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo las excepciones legales del artículo 10 de la Ley.
• Ser informado, previa solicitud formal, sobre el uso específico que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a la normatividad vigente, previo agotamiento del reclamo directo ante la Compañía.
• Revocar la autorización otorgada y/o solicitar la supresión definitiva del dato cuando el tratamiento no respete los principios constitucionales.
• Acceder de forma totalmente gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Personas legitimadas para ejercer los derechos:

• El Titular de la información, acreditando su identidad mediante copia de su documento de identidad.
• Sus causahabientes en caso de fallecimiento, acreditando tal calidad mediante registro civil de defunción y documentación de parentesco.
• El representante legal y/o apoderado del Titular, previa acreditación formal de la representación o del poder otorgado debidamente autenticado.

• Prohibición de datos de niños, niñas y adolescentes: La Compañía prohíbe expresamente la recolección, captura, almacenamiento o circulación de datos personales de menores de dieciocho (18) años en el giro ordinario de sus negocios. Ningún formato comercial o portal web podrá solicitar información de menores.
• Prohibición de datos biométricos corporativos: Se prohíbe el uso de sistemas basados en reconocimiento facial, control dactilar biométrico o cualquier otra captura de datos biométricos sensibles de clientes o contratistas.

Parágrafo Único: El tratamiento de datos sensibles de salud u ocupacionales de los trabajadores internos se limitará a lo exigido por el SG-SST y las obligaciones fiscales y laborales de la legislación colombiana, requiriendo autorización explícita escrita del empleado, informándole la naturaleza facultativa del suministro de dicha información.

La Compañía realiza la recolección de datos personales a través de los siguientes medios lícitos:

• Formatos físicos y digitales de inscripción: Formulario de Registro de Clientes y Formulario de Registro de Visitantes, puestos a disposición por el área comercial y administrativa.
• Portales web e interacciones digitales: Formularios de contacto, solicitudes de cotización o casillas de registro implementados en https://www.tecnigrasas.com/.

La autorización se obtendrá mediante mecanismos comprobables de forma (i) escrita, (ii) oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir razonablemente que el consentimiento fue otorgado de manera libre y consciente. El silencio no podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

La Compañía conservará prueba íntegra e inalterada de dichas autorizaciones mediante archivos físicos seguros o almacenamiento digital provisto por su software debidamente licenciado.

Los datos personales son recolectados, almacenados, usados y transmitidos por la Compañía en estricto desarrollo de su objeto social, conforme a las siguientes destinaciones:

El Aviso de Privacidad es la comunicación generada por el Responsable dirigida al Titular, informándole sobre la existencia de esta Política. En los escenarios excepcionales en que no sea posible entregar el texto íntegro antes de la recolección del dato, se utilizará un Aviso resumido que contendrá obligatoriamente:

• La identificación del Responsable, su dirección física y su correo electrónico corporativo.
• Las finalidades concretas del tratamiento al que se someterá el dato capturado.
• Los derechos del Titular y los mecanismos dispuestos para su descarga digital.

La presente Política y sus Avisos de Privacidad se difundirán de manera permanente y pública en las instalaciones de la sede principal en Itagüí y mediante un enlace en la página institucional https://www.tecnigrasas.com/.

El Área Administrativa de Tecnigrasas S.A.S. asume las funciones del Oficial de Protección de Datos Personales. Esta dependencia es el canal único institucional encargado de:

• Coordinar la implementación del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
• Custodiar las evidencias de las autorizaciones otorgadas por los Titulares.
• Tramitar de forma oportuna las consultas o reclamos de hábeas data.
• Implementar controles informáticos frente a riesgos del tratamiento digital de la información.

En cumplimiento del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Tecnigrasas S.A.S. asume los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho constitucional de hábeas data.
• Solicitar y conservar, bajo estrictas condiciones de confidencialidad, copia de la autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Conservar la información con condiciones técnicas de seguridad digital para impedir su adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
• Garantizar que la información suministrada a cualquier Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
• Rectificar de manera oportuna la información incorrecta y comunicar lo pertinente a las áreas o terceros encargados del tratamiento.
• Tramitar e incluir en el sistema corporativo las leyendas operativas sobre solicitudes en trámite presentadas por los Titulares.
• Informar obligatoriamente a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones o incidentes críticos de seguridad que generen riesgos en la administración de la información.

Todo Titular o Interesado legitimado que desee ejercer sus derechos de hábeas data deberá radicar su solicitud mediante comunicación escrita a Calle 29A N° 42-60, Itagüí, o al correo electrónico administracion@tecnigrasas.com. La solicitud deberá incluir: identificación del Titular (nombre, documento, dirección o correo para notificaciones), descripción clara del derecho que desea ejercer y los documentos probatorios que quiera hacer valer.

1. Trámite de Consultas

Las consultas sobre información contenida en los registros serán atendidas en un término máximo de 10 días hábiles contados desde la fecha de radicación. Cuando no fuere posible resolver dentro de este término, se informará al interesado los motivos de la demora, siendo el plazo adicional máximo de 5 días hábiles.

2. Trámite de Reclamos

Los reclamos para rectificación, actualización o supresión de datos se tramitarán bajo las siguientes reglas:

• Reclamo incompleto: Se requerirá al solicitante dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses calendario sin que aporte la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Traslado por incompetencia: Si la Compañía no es competente, dará traslado a la autoridad idónea en un término máximo de 2 días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Marcación de registro: Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "Reclamo en trámite" junto con el motivo, en un término no mayor a 2 días hábiles. Dicha marcación se mantendrá hasta que el reclamo sea resuelto de fondo.
• Término de respuesta: El plazo máximo para atender el reclamo es de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo conforme. De no ser posible resolver en ese plazo, se comunicarán los motivos al solicitante; en ningún caso el plazo adicional podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término legal.
• Marcación judicial especial: Si la Compañía es notificada sobre la apertura de un proceso relacionado con la información de un Titular, se insertará de inmediato la leyenda "Información en discusión judicial", bloqueando la circulación del registro hasta la emisión del dictamen legal definitivo.

Tecnigrasas S.A.S. utiliza herramientas corporativas digitales basadas en computación en la nube (Cloud Computing) provistas por proveedores internacionales, lo que configura un escenario de transmisión y transferencia internacional de datos. De conformidad con la Circular Externa 002 de 2025 de la SIC, la Compañía ejecutará las siguientes salvaguardas:

• Verificación preliminar: Antes de implementar actualizaciones de software o contratar plataformas en la nube (SaaS), el Área Administrativa caracterizará y documentará si la arquitectura técnica procesa datos personales de clientes o contratistas.
• Evaluación de cumplimiento de privacidad: Se validará que las herramientas de almacenamiento cumplan con los principios de libertad, confidencialidad, necesidad y proporcionalidad, adoptando esquemas de cifrado de extremo a extremo y acceso restringido.
• Cláusulas contractuales especializadas (Data Processing Amendment): Todo contrato con terceros proveedores que actúen como encargados de la nube deberá incorporar cláusulas que definan responsabilidades frente a brechas de seguridad, la obligación de reportar incidentes de forma inmediata y mecanismos de auditoría técnica continua.

Las bases de datos administradas por la Compañía se mantendrán almacenadas por el término razonable y necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento que justificaron su recolección. Una vez cese la necesidad comercial, civil o laboral, y siempre que no exista un deber legal de conservación, los datos personales deberán ser eliminados de forma definitiva e irreversible.

Procedimiento ante cambios sustanciales en la Política:

De conformidad con el Decreto 1074 de 2015, en el evento de modificaciones sustanciales a los contenidos de esta Política (alteración de finalidades o variaciones en los datos de contacto del Responsable), la Compañía comunicará dichos cambios a los Titulares registrados antes o al momento de implementar las nuevas directrices.

Cuando el cambio sustancial afecte el propósito para el cual el Titular otorgó su consentimiento, la Compañía suspenderá el tratamiento asociado y obtendrá una nueva autorización expresa formal de los Titulares, garantizando el principio de autodeterminación informativa.